تعریف مدیریت دانش طبق نظر یکی از متخصصین چنین است «مدیریت دانش، سازگاری برای حفظ و ثبات سازمانی را در مواجهه با تغییرات در حال رشد محیطی را فراهم می کند. ضرورتاً آن دسته از فرایندهای سازمانی را مد نظر دارد که در جستجوی ترکیب و تلفیق محتوای پردازش شده داده ها و اطلاعات حاصل از فناوریهای اطلاعاتی با خلاقیت و نوآوری عوامل انسانی است (مل هوترا^[۴]، ۱۹۹۹: ۱۲).

تعریف دیگری هست که «مدیریت دانش، عملاً، شامل شناسایی و بازنمایی سرمایه های فکری موجود در سازمان، تولید دانش جدید برای برتری رقابتی در درون سازمان، ایجاد امکان دسترسی به حجم وسیعی از اطلاعات سازمانی، اشتراک در بهترین کارها، و فناوری که قادر به انجام همه موارد مذکور باشد، شامل گروه افزار و اینترانت ها (بارکلی و مورای^[۵]، ۸:۱۹۹۷).

بات مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تأیید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش می داند. مدیریت دانش این گونه نیز تعریف می شود «حرفه ای که هدف آن مهار و به کارگیری دانش و اطلاعات و ایجاد دسترسی بی کم و کاست به آن برای همه کارکنان در یک سازمان، است با این هدف که آنها کارشان را بهتر انجام دهند (سوکومار^[۶]، ۱۹۹۹: ۱۱).

از این تعریف چنین به نظر می رسد که مدیریت دانش دارای دو بعد است، فیزیکی و غیر فیزیکی و دو حالت زنده و بی جان، یک متخصص اطلاع رسانی و یک کتابدار متخصص که تاکنون خودش را بیشتر وابسته به فناوری اطلاعات و نتایج آن کرده است، باید فراتر از دیگر مردمان در حوزه های ناشناخته ای مثل خلاقیت، دانش، اندیشه و غیره در جهت ایجاد سود برای سازمان مادر خود، به مطالعه و جستجوی جنبه های ناشناخته طبیعت انسانی بپردازد.

· مدیریت دانش ارتقاء یک رویکرد جامع برای شناسایی، تسخیر، بازیافتن، تسهیم و ارزشیابی سرمایه اطلاعاتی سازمان است که ممکن است، داده ها، اسناد، خط مشی و رویه ها باشد (گارتنرگروپ^[۱]، ۱۹۹۹: ۱۴).

· مدیریت دانش فرایندی است که طی آن سازمان به تولید ثروت از دانش و یا سرمایه فکری خود می‌پردازد (نوناکاو تاکوچی^[۲]، ۲۰۰۳: ۲۸-۵۳).

· مدیریت دانش یعنی استفاده خلاق، مؤثر و کارآمد از کلیه دانش ها و اطلاعات در دسترس سازمان به نفع مشتری و در نتیجه به سود سازمان (مسی دونالد^[۳]، ۲۰۰۲: ۱۳).

· مدیریت دانش استفاده از تجربه و دانش فردی و جمعی از طریق فرایند تولید دانش، تسهیم دانش و بکارگیری آن به منظور دستیابی به اهداف سازمان (بقایی نیا، ۱۳۸۶: ۱۰).

· مدیریت دانش، جمع آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش تعریف شده است (داون پورت^[۴]، ۱۹۹۸: ۱۶).

· مدیریت دانش به عنوان مجموعه ای از رویه ها، زیرساخت ها و ابزارها ی فنی و مدیریتی است که در جهت خلق، تسهیم و بکارگیری اطلاعات و دانش در درون و بیرون سازمان ها طراحی شده‌است (بون فور^[۵]، ۲۰۰۳: ۱۹).

· مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا، مدیریت دانش را بعنوان فرایند گسترده ای از کسب، سازماندهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان میشناسد.

· کارلس آرمسترانگ: مدیریت دانش فعالیتی سازمانی است که هدف از آن بوجود آوردن محیطی اجتماعی و فنی بوده تا بتوان در آن محیط دانش تولید کرده و آن را با دیگران تقسیم نمود.

· لاری پروساک: مدیریت دانش تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی است تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند.

· هربرت سنت آنگو: مدیریت دانش یعنی ایجاد نوعی ارزش از دارایی های پنهان سازمان؛ ما زمانی به این هدف دست می یابیم که برای افراد ارزش قائل شویم و توانائی­های آنها را برای تولید و جمع آوری و مبادله دانش افزایش دهیم.

توماس دوپورت: مدیریت دانش، عملیات کشف، سازماندهی، خلاصه کردن و ارائه اطلاعات به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود بخشد.

 نخست، فرایند دریافت، مستلزم کار در کنار پردازشگران دانش است تا دانش را جذب و به سرمایه دانش سازمان بیافزاید. درپی آن، باید مکانیسم هایی باشد که به صورت خودکار این فعالیتها را انجام بدهد. همچنین، وجین دانش بدون کاربری و استفاده، کاری که در عالم کتابداری در مورد مدارک بی استفاده انجام می شود، فعالیتی ضروری است. این کار باید به صورت دوره ای توسط کارشناسان انجام گیرد.

اهمیت مدیریت دانش در اینجا، درست مانند جدا کردن مواد خالص از ناخالص و حذف مواد زاید آن است، که برای پیشرفت دانش انجام می گیرد. علاوه بر اینکه این عمل، یک دانش جدید است فرایند دریافت دانش ضمنی، متخصصان اطلاع رسانی و کتابداران را به فعالیت مطالعاتی شدید در زمینه موضوعاتی مثل روانشناسی، اداره کردن، توسعه منابع انسانی و غیره، فرا می خواند تا در اجرای وظیفه شان موفق و مؤثر باشند. این دیدگاه مورد تأکید نویسندگانی مثل هازل هال^[۱] است (۱۹۹۹).

داده­ها و اطلاعات دریافت شده در نظامهای گوناگونی ذخیره می­شود که دارای سرورهای اینترانت، پایگاههای اطلاعاتی، و غیره است، علاوه بر اینها، اطلاعات قابل دسترس در وب سایتهای اینترنتی نیز، باید به عنوان بخشی اساسی از دانش دریافت شده مورد توجه قرار گیرد.

عموماً اطلاعات، هم داخلی و هم خارجی، بسیار حجیم و با سازماندهی ضعیف و عدم یکدستی، روبرویند. همچنین مسأله سنجش صحت اطلاعات نیز مطرح است. بهترین افراد برای دستیابی، نمایه سازی، ارزشگذاری، تأیید و فرستادن اطلاعات در باره سازمانها، متخصصان اطلاع رسانی و کتابداران هستند. گام بعدی در مدیریت دانش اولیه، این است که چگونه این متخصصان نسبت به رده بندی سرمایه دانش اقدام کنند.